Dalla location al menù: i consigli per un party aziendale di successo e originale nel centro di Milano.
Organizzare una festa aziendale che non ricalchi il solito format e non abbia bisogno di un budget stellare, richiede una buona dose di organizzazione, qualche piccolo accorgimento e tanta creatività. Milano è la capitale italiana degli eventi, questo assicura un grandissima offerta di location disponibili e adattabili alle diverse esigenze di target, numero di invitati, tipologia di evento, ma ci espone anche al rischio di non riuscire nel nostro intento: organizzare un party unico, da ricordare.
Il budget è importante naturalmente, ma non è tutto, anzi, molto più importante è una buona capacità organizzativa: conoscere quali sono i dettagli che non possiamo lasciare al caso, e calcolare bene il tempo che occorrerà per preparare tutto e arrivare pronti, e magari anche rilassati, alla data fatidica.
Ecco un piccolo vademecum, utile dal giorno 1 della fase di organizzazione, che può rivelarsi prezioso sia nel caso di un evento promosso da un’azienda sia nel caso di un party privato. La premessa ovvia e generale è: avere ben chiaro in mente il tipo di evento che si intende organizzare, questo condizionerà tutte le scelte che ci troveremo a fare nelle settimane di preparazione.
Scegliere la location giusta
Le location per eventi al centro di Milano sono moltissime e molto diverse tra di loro, per stili e dimensioni, scegli quella che aiuterà a creare l’atmosfera che hai in mente, un openspace ricavato da un ex-fabbrica è molto diverso dalla sala da ballo di una residenza antica. Assicurati che la location sia facilmente raggiungibile, con possibilità di parcheggiare nelle vicinanze o mezzi pubblici a disposizione. Se hai scelto una di fare un party all’aperto, non trascurare il piano B, anche se in primavera o piena estate, il meteo potrebbe giocarti un brutto scherzo: assicurati che la location per eventi al centro di Milano che ti ha conquistato, abbia la possibilità, anche all’ultimo momento, di trasferire l’allestimento all’interno.
Allestimento creativo: dove prendere ispirazione?
Oltre alla tipologia, è importante aver chiaro il mood dell’evento ci si vuole organizzare. Che ci sia un tema o meno, creare un’atmosfera è importante per garantire ai tuoi invitati di fare un’esperienza complessa, e da ricordare, e non semplicemente trascorrere una serata. Cura i piccoli dettagli: il design degli arredi e delle luci, lasciati ispirare dalle scenografie di spettacoli (cinema o teatro) che ti sono rimaste impresse. Che i tuoi invitati riconoscano gli elementi di un immaginario comune e magico, crea coesione, trasporta per qualche ora in un altrove speciale, lontano dalla routine e dal quotidiano. Se l’evento ha come scopo quello di comunicare i valori e la mission di un’azienda, fai in modo che gli accessori e gli allestimenti parlino sempre, anche se indirettamente, del brand.
Scegliere la data: non tutti i giorni della settimana vanno bene
Evitare il lunedì e il martedì, le persone sono restie a lasciarsi andare quando c’è ancora tutta la settimana da affrontare. Stesso discorso per la domenica, giornata associata generalmente al relax, alla famiglia, al recupero le energie dopo il weekend. Ideali quindi il giovedì e il venerdì, soprattutto se il party è un party serale.
Semplicità e qualità: la ricerca di un buon catering
Prendete in considerazione l’eventualità che ci siano invitati con esigenze alimentari particolari o con allergie e intolleranze. Per il resto cerca un servizio di catering che privilegi i prodotti del territorio, che sia più attento alla qualità e genuinità degli alimenti che alla loro presentazione.
Come non andare fuori budget?
Stabilisci da subito un tetto massimo per il tuo budget che sia leggermente al di sotto delle disponibilità, avere un po’ di cassa per le emergenze o per spese non considerate, ma fondamentali, è importantissimo.